Zentrale Telefonanlage für mehrere Standorte

Auftraggeber: Österreichische Studentenförderungsstiftung

Das Studentenheim home4students wollte für alle seiner Standorte eine gemeinsame Telefonanlage sowie eine einzige Haupttelefonnummer einrichten. Im ersten Schritt wurde eine Analyse der notwendigen Abläufe und Anforderungen an die Telefonanlage erstellt. Die media.tel konnte sieben Standorte mit über 400 Durchwahlnummern an einer bestehenden Telefonnummer anbinden, ein mehrsprachiges Sprachdialogsystem einrichten und alle Standorte intern über Kurzwahlen miteinander vernetzen. Die maßgeschneiderte Telefonanlage konnte an die bestehende Hotelsoftware angebunden werden und Telefonkonferenzräume konnten geschaffen werden. Die Inbetriebnahmekosten fielen dank der Autoprovisionierung sehr gering aus, die Wartungs- und Telefonkosten konnten durch die telefonische Vernetzung aller Standorte sowie der gemeinsamen Telefonanlage entscheidend reduziert werden.

Soll-Definition

Das von uns ausgearbeitete Konzept der zukünftigen Telefonie bei home4students beinhaltete eine umfangreiche Liste nötiger Abläufe. Basis dafür war die Anforderung eines privaten Netzwerkes (MPLS  - Multiprotocol Label Switching), welches home4students gemeinsam mit einem Kommunikationsarchitekten definiert hatte.

Umsetzung

Nach der Serverinstallation im Rechenzentrum von home4students wurden über 400 Telefone  durch kostenschonende Autoprovisionierung Standort für Standort ausgerollt, automatisch konfiguriert  und in Betrieb genommen. Um alle Standorte unter derselben Nummer erreichen zu können, wurde pro rechtlichem Unternehmen eine 05XXX-Nummer eingerichtet. Weiters wurden zahlreiche Tonbandaufnahmen und ein Sprachdialogsystem (IVR) umgesetzt.

Inbetriebnahme

Innerhalb der einwöchigen Testphase wurden die Mitarbeiter von home4students mit der neuen Telefonanlage vertraut gemacht und schließlich wunschgemäß die „alten“ Nummern portiert.

Betreuung 

Aufgrund der Größe der Anlage werden laufend Änderungen und Erweiterungen, wie z.B. die Anlage neuer Mitarbeiter, Ringgruppen, Notrufansagen usw., durchgeführt. Wir erbringen ein 24h Monitoring der Telefonanlage und  Support bei Unklarheiten oder Problemen.

  • 7 Standorte mit  über 400 Durchwahlen
  • Anbindung aller bestehenden Telefonnummern und Umsetzung einer Nummer für alle Standorte (05XXX)
  • Anbindung der bestehenden Türsprechanlagen
  • mehrsprachiges Sprachdialogsystem (IVR)
  • Warteschlangen für die Vermittlung 
  • einheitlicher Nummernplan für alle 7 Standorte
  • telefonische Vernetzung aller Standorte (über Kurzwahlen)
  • Einbindung eines Studentenheimes ohne Netzwerkverkabelung über die bestehende analoge Telefonleitung 
  • Trennung zwischen Telefonnetz und Internet über VLAN
  • Anbindung der Telefonanlage an die bestehende Hotelsoftware
  • Telefonkonferrenzräume
  • ausgezeichnete Sprachqualität zu reduzierten Gesprächskosten
  • hohe Flexibilität in Erweiterung und Individualisierung der Telefonanlage
  • reduzierte Wartungskosten: 1 Telefonanlage für alle  Standorte
  • Ressourcenoptimierung: 1 Vermittlungsstelle für alle Standorte
  • geringe Inbetriebnahmekosten durch Autoprovisionierung
  • Kostenreduktion durch die telefonische Vernetzung aller Standorte 
  • höhere Transparenz, wer telefoniert, umgeleitet ist, etc., über eine leicht zu bedienende Weboberfläche
  • effiziente Übermittlung von Informationen und persönliche Kundenansprache durch ein Sprachdialogsystem (IVR)
  • automatisierte Fakturierung durch Schnittstelle zur Hotelsoftware